Time management consigli e strumenti per gestire il proprio tempo.

Cos’è il time management

Il time management è un’operazione che ha come obiettivo quello di riuscire ad organizzare il proprio tempo in maniera pragmatica e proficua, sana e pacata. Attuare una politica di time management ti aiuterà dunque ad impiegare le tue energie, lavorative e non, sulle tue differenti attività in modo efficace, produttivo, ma anche con la giusta serenità d’animo; il fine è quello di ottenere una riorganizzazione lucida delle tue giornate, tra lavoro e tempo libero, con un consequenziale miglioramento del tuo quieto vivere.

 Perché il time management?

 Specialmente in questo momento storico, delicato e precario, molti di noi si son dovuti riadattare ad una nuova gestione della vita ed è chiaro che far fronte a queste nuove modalità possa essere spiazzante, a tratti anche alienante. Tra gli ambiti che sono stati colpiti da questa prepotente ed improvvisa destabilizzazione vi è stato quello lavorativo: il time management ti può essere utilissimo se, come molti, d’un tratto ti sei ritrovato nella delicata condizione di dover lavorare da remoto – il famosissimo smart working.

Riuscire a non perderti nella tua stessa casa, trascinato altrove dalle innumerevoli distrazioni a portata di mano, ti farà ritrovare i tuoi personali ritmi, che ti eri coraggiosamente organizzato, anche in questa nuova condizione.

Pianificare, ottimizzare e controllare il tuo tempo non sono cose che miglioreranno solo il tuo rendimento lavorativo in azienda – non sei un robot! – ma ti cambierà qualitativamente anche il tuo tempo alternativo, i tuoi personali momenti intimi o relazionali, la tua percezione e coscienza di vita.  

16 consigli per gestire al meglio il proprio tempo

 1. Categorizza le tue attività

 La prima parola chiave è priorità: quali sono? Cosa devi fare durante la giornata, settimana o mese? Individua le tue attività o lavori da affrontare e prova ad organizzarli in ordine di impegno di energie, difficoltà ed investimento anche emotivo; se ti può aiutare, categorizzali con un sistemo tuo personale, puoi usare le lettere per esempio – A sarà il più difficile, Z sarà il più blando – oppure con tutto quello che più ti aggrada: puoi anche assegnare un numero di cioccolatini che ti mangerai per ogni attività, sbizzarrisciti!, l’importante è individuare i tuoi impegni e classificarli con logica.

A questo punto, il consiglio è quello di affrontare il più impegnativo per primo – la A, così che il carico di energie vada scemando a fine giornata: non sei un robot! Alle sei di sera, che il tuo capo lo accetti o meno, non avrai la stessa forza d’animo che hai avuto alle nove di mattina!

2. Organizza il tuo tempo lavorativo 

Fatti forza, organizza il tuo tempo lavorativo, datti degli orari e degli schemi: scegli per ogni intervallo di tempo una singola attività da svolgere e cerca di attribuirgli anche la quantità di tempo che ti servirà. Pianifica in anticipo, tira fuori l’agenda e fai ordine per l’indomani: scrivere ed individuare con chiarezza le cose che hai da fare ti permetterà di fare ordine, di non perderti passivamente nel tran tran della tua testa.

Per tutte le attività cui hai attribuito una difficoltà ABCD, ritaglia una finestra temporale delimitata e fai un piano scandito della tua giornata. Aiutati con memorandi o post-it, scrivi sulla tua lavagnetta personale, l’importante è che tu abbia ben chiaro cosa, dove e come fare in un arco di tempo x, la tecnica è anche chiamata timeboxing.

Non riesci a finire la task entro il limite che ti sei prestabilito lasciala incompiuta, se sei ancora in alto mare, non far saltare tutta la pianificazione che ti sei preposto di seguire.

3. Monitora il tuo tempo

Se ti rendi conto di essere in difficoltà nel categorizzare il tuo tempo lavorativo, fai un passo indietro e prenditi due giornate lavorative per monitorarti con più precisione.

Aiutati con qualche app di time tracking durante lo svolgimento dell’attività classificata A e, a lavoro svolto, controlla il tempo impiegatoci; fai lo stesso con l’attività da B,C,D e dopo due giornate di automonitoraggio, cerca di trarne delle fila concrete.

Prendi appunti e segnati una stima del tempo che ti serve e poi pianifica il tuo tempo quotidiano o settimanale. Ricordati che non serve sforzarti e non serve sovraccaricarti: per ogni articolo da scrivere o statistica da buttare giù prenditi sempre la giusta quantità oraria! Sii onesto e rispettoso con te stesso.

4. Organizza il tuo tempo libero

Nel fare il piano del tuo tempo lavorativo è fondamentale ritagliarsi degli spazi tutti propri: non puoi lavorare dalle 8 alle 20 – perlomeno, a rigor di logica non si potrebbe.

Organizza allora la tua giornata mettendo in conto anche il piacere, oltre che il dovere, senza dover aspettare con ansia il week-end; niente di esagerato od eccezionale, un’ora di palestra, oppure una cena, oppure una lettura, quello che ti piace di più, sbizzarrisciti pure qui: anche tu hai bisogno di te stesso, ritrova un po’ la tua intimità quotidianamente e vedrai che anche nel lavorare ti sentirai più appagato.

Organizzati una routine, tra lavoro e il resto, che sia sana e che ti rispecchi.

5. Trova la tua productivity zone

Lavorare da casa può essere terribile, quante volte in questo periodo ti sei reso conto che lavorare in smart working in realtà ti aumenta il carico e le ore di lavoro in modo esponenziale?

A pensarci bene, forse è perché in casa si sta molto comodi e ci si perde più facilmente.

Se sei ti rendi conto di essere più produttivo di mattina, puntati la sveglia come se tu dovessi andare in ufficio, se invece ti piace lavorare la notte, fallo pure, non costringerti in abitudini che non sono mai state tue. L’importante è individuare il tuo modo di lavorare, che te ne faciliti uno svolgimento e che ti risulti personale. Capire quale sia la tua productivity zone ti aiuta anche a velocizzare piacevolmente tutto quello che devi fare, perché ti metterà nella condizione lavorativa più serena e concentrata possibile.

Se lavorare in casa ti rallenta effettivamente più del dovuto, sforzati di individuare anche un luogo fisico del tuo appartamento, che sia predisposto unicamente al lavoro: separalo mentalmente dal resto delle tue attività. Se sei tendenzialmente pigro, può anche aiutarti il metterti scomodo, il vestirti come di dovere, indossando l’orologio con la cravatta, anche se in casa tua.

Se hai bisogno del buio e del silenzio notturno, prendi tutto il tempo di mattina, non metterti inutilmente fretta, goditi il pre e poi inizia a lavorare – l’importante è non barare!

6. Togli le distrazioni

Se dalle 9.00 alle 11.30 ti sei detto di dover adempiere a quel determinato dovere, dedica quelle due ore e mezzo esclusivamente a quello: togli la suoneria al cellulare, spegni la radio ed allontana ogni distrazione possibile – mettiti i tappi alle orecchie se i vicini ti danno fastidio, se invece lavori con la musica, scegliti prima una playlist senza dover poi fare zapping sul tuo ipod.

I social ti distraggono? Blocca le notifiche! I tuoi colleghi ti chiamano in continuazione? Permettiti di mettere la modalità aereo in determinati momenti, relega i consulti lavorativi a determinate ore se puoi farlo. Il tuo capo ti chiama in continuazione? Devi rispondere per forza, ma prendi solo le sue chiamate, non farti distrarre da altri.

Quale che sia la tua condizione lavorativa, con le relative differenze e possibilità, concentrati su una cosa alla volta ed affronta ogni attività dedicandotici al meglio.

Entra quindi in uno stato di Deep Work. Termine sviluppato da Cal Newport, che afferma nel suo libro che tutte le attività intellettuali devono essere svolte in uno stato di concentrazione senza distrazioni che spinge le capacità cognitive al loro limite. 

Solo quando si fa un lavoro profondo si può creare nuovo valore, migliorare le proprie capacità e fare cose difficili da replicare. Molte persone chiamano questo stato psicologico che permette di creare senza distrazioni “Flow”.

7. Fai delle pause!

Attenzione, non sei un automa! I momenti di pausa sono altrettanto fondamentali. Prenditi serenamente dei tuoi momenti tra un impegno e l’altro: passeggia, rileggiti la tua poesia preferita oppure fatti semplicemente un caffè, ma non mischiare le cose!

Non ho tempo, il caffè lo bevo mentre scrivo l’articolo, no! Nient! Nein! Nisba, zero, nada! Renditi conto che un break fatto come si deve ti permette di scrivere in un secondo momento quell’articolo in modo molto più concentrato e altrettanto sereno. Quei dieci, tre, otto minuti di caffè dove ritrovi un poco di leggerezza sono sostanziali per il resto delle ore lavorative, ti permetto di tornare a macinare a mente fresca.

Nel passare da un lavoro all’altro, permettiti pure di fare la tua passeggiata e rinfrescarti la testa: è un processo necessario perché incrementa la tua qualità ed efficacia lavorativa, perché ti permetterà poi di concentrarti al meglio nelle ore lavorative che ti restano. La tua mente ed il tuo corpo hanno un bisogno fisiologico di ricaricarsi, trova quello che più ti aggrada e permettiti di ripeterlo più volte durante la giornata.

8. Fatti i complimenti!

Attraverso tutte le pause puoi anche farti i complimenti! Al termine di ogni lavoro, renditi conto che quello stacco te lo sei meritato alla grande.

Goditi il tuo caffè o la tua passeggiata e sentiti appagato per quello che stai facendo, non tutti sanno scrivere articoli o fare statistiche. Sei un informatico alla Mr Robot? non tutti sanno combattere il crimine dalla propria stanza, oppure più semplicemente crackare office 365 e regalarlo generosamente al mondo come hai fatto tu, ti ringrazio!

 9. Impara a dire no!

Analogamente, non puoi fare tutto e soprattutto non devi. Il tuo collega cerca di sbolognarti un qualcosina anche di piccolopiccolo? Rispondi serenamente di no! Lavorare in un team può essere fastidioso, non fare e non farti fare lo scaricabarile, ad ognuno il suo!

Se vedi invece che qualcosa la farebbe effettivamente in modo più appropriato qualcun altro, sii umile e permettiti di delegare, l’importante è essere onesti, con te stesso e con gli altri. Non stressatevi inutilmente a vicenda: arrivare esausti a fine giornata è anche sintomo di sovraccarico e mala gestione lavorativa.

10. Non sei uno smartphone!

Smettila col multitasking, non aprire diecimila conversazioni su diecimila questioni, affrontane anzi una sola per volta. Se devi rispondere a tre mail, rispondi ad ognuna di quelle in tre momenti separati, ritagliati del tempo preciso anche per rispondere alle innumerevoli mail.

Non prendere cinque cellulari per permetterti di avere cinque conversazioni simultanee, no! Concentrati e renditi conto che avere dieci questioni aperte tutte insieme è fonte solo di confusione: affrontare una cosa per volta ti permette di portare a termine ogni lavoro con maggior serietà e, se vuoi, produttività.

11. Riduci l’utilizzo della tecnologia

Individua sinceramente l’utilizzo della tecnologia: di nuovo, non distrarti. Separa il tempo che usi per rispondere alle email lavorative da quello che impieghi per whatsapp col tuo amico!

Se stai lavorando, togli di mezzo tutte le notifiche dei quarantadue gruppi cui fai parte, anzi, se te la senti, abbandona quelli cui sinceramente non ti interessa far parte.

Ritagliati dello spazio utile per rispondere al tuo amico e in quella mezz’ora fai solo quello, interagisci col tuo mondo e chiama pure tua nonna.

Semplicemente, se tua nonna la chiami quando stai lavorando la confondi e basta perché stai rispondendo a monosillabi guardando di sfuggita lo schermo del pc. Dedica anche a tua nonna il tempo e la modalità che si merita!

12. Completa i tuoi compiti più importanti e impegnativi come prima cosa al mattino.

La maggior parte di noi trova che la prima ora di lavoro sia la più produttiva – assicuratevi di usare il vostro con saggezza! Stranamente, è possibile concentrarsi più facilmente quando il cervello non è completamente sveglio. I cervelli in fase di avvio hanno meno energia in eccesso per sognare ad occhi aperti e preoccuparsi di altri compiti.

13. Smetti di fare multitastking

Oramai numerosi ricercatori hanno smentito il mito del multitasking. Se credi di poter fare molte cose contemporaneamente e mantenere i tuoi standard di qualità, forse ti stai sbagliando.

14. Non stressarti nel raggiungere la perfezione.

Quando tutto deve essere perfetto, qualcosa può essere mai abbastanza buono? Probabilmente no.
Per diventare eccezionali, bisogna fallire ripetutamente e imparare dai propri errori. Considerate ogni sforzo come un esperimento – un passo prezioso nel vostro viaggio, non importa quale sia il risultato.

15. Crea un tuo calendario.

Un calendario va bene per molto di più della semplice programmazione delle riunioni.
Usa il tuo calendario per tenere traccia delle scadenze, bloccare i tempi di pausa per il lavoro mirato e aggiungere automaticamente le sedi agli eventi.

Prenditi la responsabilità del tuo tempo. Se pensi che una task programmata non farà avanzare i tuoi piani della giornata, cancellala.

16. Non rispondere al telefono solo perché squilla.

Queste è forse la regola che ha avuto un impatto maggiore nella mia routine in relazione alla facilità nel applicarla.
Non rispondere automaticamente alle e-mail appena arrivano. Elabora le tue e-mail in blocco e recupera le telefonate nel tempo libero. Evita le interruzioni quando lavori su attività ad alta concentrazione.

10 App utili per organizzare il proprio tempo

Vi sono fortunatamente, delle app che ti possono aiutare nella tua operazione di time management, te ne propongo qualcuna se pensi di essere in difficoltà.

RescueTime ti aggiorna settimanalmente sulle cose che in realtà ti mangiano il tempo senza che tu te ne accorga, ti segnala le distrazioni! Oltre ad avere la funzione del time tracking, ha anche l’opzione di blocco automatico per le notifiche dei social od altro.  RescueTime ti aiuta ad evitarti il sovraccarico lavorativo e ti metterà di fronte concretamente alle tue distrazioni, ne rimarrai sorpreso!

YourHour fornisce ai suoi utenti un report giornaliero, settimanale e mensile dell’utilizzo dello smartphone. Il rapporto di utilizzo giornaliero esamina l’utilizzo delle singole app attraverso una report generale. I report settimanali e mensili sono molto più dettagliati e hanno molte metriche approfondite.

Remember the Milk invece è un app che ti aiuta se lavori con molti dispositivi, diversi tra loro ma tutti funzionali, ti aiuta ad organizzare ed individuare ogni lavoro da compiere per ogni tuo dispositivo. Su remember the Milk puoi stilare delle liste anche condivisibili se lavori in un team; ti ricorderà ovunque tu sia di quel determinato lavoro e ti farà risparmiare del tempo.

Se sei molto in difficoltà e hai bisogno di essere spronato, c’è Focus Keeper, l’app che si basa sulla Pomodoro Technique per scacciare via pigrezza e procrastinazione. Focus Keeper funge da motivatore per portare a termine ogni tuo impegno, senza però alcune ansie o pressioni, ti può aiutare ad evitare il crollo nervoso accompagnandoti costantemente in ogni tuo dovere.

Altrimenti c’è Toogl, un’app incentrata sul concetto del time tracking: dal format molto semplice ed intuitivo, è un’app che ti aiuta a vedere dove tu stia spendendo il tuo tempo e in che modo, per ogni singolo progetto che hai da portare a termine.

Nel discorso del time management rientra sicuramente l’utilizzo del DropBox, la condivisione gratuita online che ti risparmia di creare innumerevoli documenti di testo o l’invio di svariati pdf. Se lavori in un team, il dropbox condiviso semplificherà la vostra comunicazione!

Evernote è un segna idee, ti permette ti prendere nota di qualche spunto che ti viene istantaneamente mentre stai facendo altro: annota sbrigativamente tutte le tue idee, pensieri oppure foto su evernote e tornaci poi in un altro momento!

MindNode è un modo per aiutarti nel fare mappe concettuali per le cose che hai da fare, ti aiuta con immagini e schemi ad organizzarti per ogni tuo impiego, velocizzandoti nello svolgimento. Aiutanti con quest’app riuscirai a fare chiarezza!

GoodSync sincronizza i tuoi files, appuntamenti e questioni, facendo dunque un riepilogo finali delle tue attività. E’ un importantissimo backup che ti chiude definitivamente ogni operazione senza che rimangano aperte a navigare nel tuo dispositivo.

MyLifeOrganized (MLO) ti aiuta nell’organizzazione delle liste delle cose da fare, aiutandoti anche nella gerarchizzazione dei tuoi impegni. MLO ti aiuta a concentrati più concretamente sulle cose più importanti, tracciandoti anche i tuoi progressi lavorativi.

1Password personalmente è quella che più preferisco! E’ un’app che ti permette di inserire in un database tutte le decine di password che hai per i tuoi mille motivi. Con quest’app puoi permetterti ti dimenticartele tutte – basta che ti ricordi quella per accedervi! – senza doverle recuperare ogni volta con tutti i passaggi online che confondo e snervano.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *